אם אתם עומדים להתחתן, אתם בוודאי יודעים שהדבר הראשון שתצטרכו לעשות זה רשימת אורחים. כמות האורחים שתזמינו תקבע את גודל האירוע ולא פחות חשוב מכך, את העלות שלו. כיום, כאשר חתונה היא הפקה גדולה ומורכבת, צריך לקחת בחשבון שאמנם היא האירוע המרכזי אך יש אירועים נוספים המלווים את החתונה כמו חינה, מסיבת רווקים ורווקות, מקווה וכדומה וגם להם צריך להכין רשימות מוזמנים.
רשימת המוזמנים לחתונה
יש שני אתגרים מרכזיים בהרכבת רשימת מוזמנים – מצד אחד קיים הרצון להזמין את המכרים שלנו ואת המשפחה כך שאף אחד לא ייעלב כי הוא לא הוזמן ומצד שני ישנה הבנה כי הרשימה לא יכולה להיות אין סופית, בוודאי כשהתקציב מוגבל. לכן, בשלב הראשון על מנת לא להסתבך הרכיבו רשימה ללא סינון, הכניסו לרשימה את מי שנראה לכם שהייתם רוצים שישתתפו בשמחה שלכם, כך עד שתסיימו. חשוב להבין שזה תהליך שלוקח כמה ימים מכיוון שההורים ואולי גם האחים שלכם יצטרכו להעביר לכם רשימת מוזמנים, ואתם תזכרו מדי פעם באנשים ששכחתם. לאט לאט תתגבש הרשימה ותוכלו להבין את סדר הגודל. קחו בחשבון שלא כל האורחים יגיעו ואם זמן החתונה רחוקה בוודאי גם ירדו ויתווספו אנשים בהמשך הדרך.
לאחר שתהיה לכם הרשימה המלאה ותבינו את סדר הגודל של האירוע, תוכלו להתחיל ולעשות סינון לאורחים.
איך עושים את זה תכל׳ס?
כשאתם מכינים רשימת מוזמנים לחתונה עומדות בפניכם שתי אפשרויות לעשות זאת, הראשונה להעלות הכל על קובץ אקסל והשניה להשתמש בתוכנות הקיימות בשוק לתכנון חתונה. אם אתם מעוניינים להשתמש בתוכנה קיימת, דעו שישנן תוכנות שיש להן עלות שימוש וכאלה שמשלמים עליהן רק במידה ומעוניינים בפונקציות מתקדמות (כמו סידור הושבה, אישורי הגעה ועוד). האקסל הוא חינמי כמובן, אך גם יכולותיו מוגבלות.
האם לעשות סידור הושבה לאורחים?
היום, כמעט שאין אירוע ללא סידור הושבה, זה חוסך בלאגן, בזבוז מיותר של מנות ומאפשר שליטה על האירוע. אמנם זה בלבול מוח לא קטן המצריך התעסקות, אבל בהחלט משתלם. באמצעות סידור הושבה תוכלו להיות בטוחים שאף שולחן רזרבה לא יפתח ללא צורך.
אישורי הגעה לחתונה – למה זה כל כך חשוב
אישורי הגעה לחתונה זה דבר חשוב שגם הוא יחסוך לכם כסף. באמצעות שליחת הודעות לאורחים וקבלת התשובה שלהם תדעו בדיוק כמה אורחים אמורים להגיע לחתונה שלכם. אז איך עושים את זה? באמצעות התוכנות שציינו למעלה, תוכלו להתחבר לשירות אישורי הגעה ולשלוח ישר מהרשימה שהכנתם מסרונים לאורחים. סבירות גבוהה שרובם יענו, אולם קחו בחשבון שחלק לא ישיבו למסרון ולכן ייתכן ויהיה צורך להתקשר אליהם ולשאול.
שימו לב, ייתכן שישנם אנשים שהודיעו שיגיעו, אולם ברגע האחרון לא יוכלו מפאת מחלה או משהו אחר, זה יכול לקרות אבל זה קורה באחוזים קטנים.
ומה עם הזמנה לחתונה?
בעבר, זוגות היו מדפיסים את ההזמנות ויוצאים לחלק אותן באופן אישי לכל האורחים, לפעמים ההורים עזרו וחילקו לאורחים שלהם כך שהנטל התחלק. גם כיום, הזמנה לחתונה היא עדיין משהו חשוב ומשמעותי, אך כמעט ולא מדפיסים אותן ואת רוב ההזמנות שולחים בוואצאפ לאורחים. אם פעם אורחים היו נעלבים לקבל הזמנה לחתונה בדואר, הרי שהיום זה מקובל לגמרי וחוסך זמן, כסף ואנרגיה.
מה באמת חשוב בכל הקשור להזמנת אורחים לחתונה?
הכי חשוב זה שהאורחים שלכם באמת ירצו לחגוג אתכם. לכן, הזמינו את מי שבאמת אוהב אתכם, את מי שרוצים לשמוח אתכם ואת מי שיבואו בשמחה ולא ירגישו שזה נטל. כך תהיה לכם חתונה שמחה ובאנרגיות טובות.
ושיהיה במזל טוב.